POLÍTICA DE VIAGENS CLIENTES
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1. OBJETIVO
Esta Política de Viagens (“Política”) visa estabelecer procedimentos e diretrizes para viagens e reembolsos de profissionais NEXDOM healthtech, quando estes estiverem atuando, por demanda da NEXDOM healthtech, junto a seus clientes e cujas despesas serão reembolsadas pelos mesmos.
2. ABRANGÊNCIA
Aplica-se a todos os colaboradores da NEXDOM healthtech, doravante denominada (“Companhia”).
3. SIGLAS E DEFINIÇÕES
Viagem: É todo deslocamento realizado por um profissional da NEXDOM healthtech ou por terceiros que estejam em atividades de interesse da Companhia, entre municípios, estados e/ou países distintos.
Diária: despesa ou gasto por cada dia.
Companhia: NEXDOM healthtech
Contratante: Cliente NEXDOM healthtech contratante do serviço.
4. DESLOCAMENTO DA EQUIPE
4.1. Viagens com distância acima de 400 km (quatrocentos quilômetros) serão, obrigatoriamente, por via aérea (classe econômica). Para distâncias menores de 400 km (quatrocentos quilômetros), as viagens serão por carro, reembolsadas pela Contratante, através de faturamento efetuado pela Companhia de acordo com os critérios descritos neste documento.
4.2. As viagens deverão ocorrer em horário comercial e, em eventual impossibilidade, a Contratante deverá, obrigatoriamente, arcar com os custos das horas extras dos profissionais Companhia durante o período do translado.
4.3. A Contratante deverá providenciar o deslocamento dos colaboradores indicados pela Companhia e irá disponibilizar à Companhia as passagens aéreas e vouchers de hospedagem com informações para uso dos colaboradores dentro de prazo hábil e que não comprometa sua utilização.
4.4. Em caso de cancelamento ou troca de passagens aéreas e hospedagens, motivado exclusivamente pela Companhia, ela irá reembolsar os custos adicionais relacionados ao cancelamento ou troca da passagem à Contratante.
4.5. Em caso de cancelamento ou troca de passagens ou hospedagem ocorridas pela Contratante, esta arcará com as despesas.
4.6. O aeroporto de destino será sempre aquele mais próximo à cidade onde está situada a Contratante. Os deslocamentos realizados do aeroporto até o endereço da Contratante serão realizados via carro. Mesmo processo será feito para o deslocamento de retorno dos consultores para a Companhia.
4.7. Para viagens com permanência acima de 3 (três) dias poderá ser solicitado reembolso de despesas para despacho de bagagem, desde que seja apresentado recibo da mesma.
4.8. Sempre que o tempo de viagem entre a origem e destino exceder 8 (oito) horas (incluindo o tempo de espera por conexão de voos) os consultores da Companhia deverão repousar em hotel antes de prosseguir a viagem até as dependências da Contratante. As despesas da hospedagem e das horas fora do horário comercial são de responsabilidade da Contratante.
4.9. Os traslados dos colaboradores da Companhia entre o aeroporto e as dependências da Contratante, bem como entre o hotel e as referidas dependências, em ambos os sentidos, serão de responsabilidade da Contratante. Esses deslocamentos poderão ser realizados por meio de veículo disponibilizado pela própria Contratante, táxi, aplicativo de transporte (como Uber) ou veículo locado.
4.10. A Contratante deverá efetuar as reservas da hospedagem em quarto individual;
4.11. Nas cidades em que for possível, a reserva deverá ser feita em hotel de três estrelas, no mínimo, que inclua despesas com água do frigobar e café da manhã, instalações limpas, seguras e distantes de áreas que ofereçam risco à segurança do colaborador da Companhia.
4.12. Para estadas com mais de 5 (cinco) pernoites consecutivos, além das despesas anteriores serão incluídas despesas de lavanderia.
4.13. Os deslocamentos dos consultores da Companhia serão realizados de segunda a sexta-feira durante o horário comercial. Nos casos extraordinários, prévia e expressamente acordados entre as partes, poderão ser realizadas em horários fora do horário comercial, sendo certo que os custos do valor/hora do deslocamento serão custeados única e exclusivamente pela Contratante, conforme valores praticados pela Companhia.
4.14. Sempre que se fizer necessário acompanhamento da equipe de suporte ou infraestrutura da Companhia em alguma atividade solicitada pela Contratante, esta deverá solicitar com antecedência mínima de 72 (setenta e duas) horas.
4.15. Todas as despesas que estiverem de acordo com o previsto nesta Política não serão passíveis de glosas por parte da Contratante, devendo esta efetuar, obrigatoriamente, o reembolso dentro dos prazos previstos.
5. REEMBOLSO DE DESPESAS DE QUILOMETRAGEM
5.1. Quando for veículo próprio ou veículo da Companhia
5.1.1. O reembolso será efetuado com base no valor por quilômetro rodado (já incluso despesas com pedágio), conforme a tabela de reembolso de quilometragem vigente da Companhia. Para fins de comprovação, deverá ser utilizada como referência a distância informada pelo Google Maps, considerando o trajeto de menor distância. O respectivo mapa deverá ser anexado ao Relatório de Prestação de Contas.
5.1.2. Não serão reembolsadas infrações/multas de trânsito ou despesas com consertos, furtos ou danos de veículos.
5.1.3. Os solicitantes deverão verificar se o seu seguro tem cobertura para uso no trabalho antes de utilizar seus carros para o negócio entre Contratante e Companhia, pois a Companhia não se responsabilizará por eventuais ocorrências durante o percurso.
5.2. Quando for veículo locado pela Companhia
5.2.1. Serão reembolsadas as despesas de locação, pedágios, estacionamentos e combustível conforme cupom fiscal apresentado no ato do reembolso.
5.2.2. Não serão reembolsadas infrações/multas de trânsito, que será de responsabilidade exclusiva do colaborador da Companhia.
5.2.3. Os veículos locados deverão possuir seguro total, porém, quando o condutor for responsável pelo acidente, os custos com reparos do veículo (até o valor da franquia), serão de responsabilidade do condutor.
6. REEMBOLSO DE DESPESAS COM ALIMENTAÇÃO
6.1. Serão reembolsadas as despesas com alimentação durante o período de viagem limitado ao valor de R$ 180,00 (cento e oitenta reais) por dia, exceto bebidas alcoólicas, e mediante apresentação de cupom fiscal (valores serão atualizados anualmente com base no INPC sempre no mês de janeiro).
6.2. A Contratante reembolsará os valores efetivamente gastos, mediante apresentação de relatório de prestação de contas em formulário padrão emitido pela Companhia, com os respectivos comprovantes/documentos fiscais anexados.
6.3. As despesas contemplam todo tipo de alimento, tais como sobremesas, doces, refrigerantes, taxa de serviços, gorjetas, etc. Bebidas alcoólicas não serão reembolsadas.
6.4. Na ocorrência de outras despesas não especificadas neste procedimento, estas serão reembolsadas somente com a aprovação prévia da Contratante.
7. REEMBOLSO DE OUTRAS DESPESAS
7.1. Outras despesas de deslocamento realizadas pela equipe da Companhia, tais como táxis, pedágios e estacionamentos, serão reembolsadas mediante apresentação dos comprovantes correspondentes, desde que decorrentes exclusivamente de deslocamentos para fins de alimentação ou nos trajetos entre aeroporto, hotel e as dependências da Contratante.
8. PRAZO DE REEMBOLSO
8.1. Após a apresentação das despesas a Contratante terá o prazo de 10 (dez) dias úteis contados a partir da apresentação digital dos documentos pela Companhia para realizar o devido reembolso.
9. CANAIS DE CONTATO
A Companhia conta com canais de contato para reportar o não cumprimento dessa Política, irregularidades na sua aplicação, ou quaisquer outros desvios de conduta disponíveis da seguinte forma:
CANAL SEGURO, disponível através do link: contatoseguro.com.br/nexdom;
Telefone: 0800-8813728; e
Aplicativo “Contato Seguro” (disponível na App Store e Google Play).
Em todos os canais de contato disponíveis, o manifestante poderá se identificar ou efetuar relato anônimo. Ressalta-se que sigilo e a confidencialidade serão garantidos.
10. PENALIDADES
10.1. Configura infração grave a transgressão às disposições contidas nesta Política.
10.2. Sem prejuízo das demais penalidades previstas na legislação e regulamentação aplicável, em caso de infração às disposições previstas nesta Política o infrator ficará sujeito a sanções de acordo com as normas internas da Companhia.
11. VIGÊNCIA
11.1. Esta Política entra em vigor na data de sua aprovação, vigorando por prazo indeterminado, enquanto não alterada por nova deliberação.